Un evento è un momento unico e indimenticabile. Ma hai mai pensato cosa significa organizzare un evento?
La parola evento proviene dal latino “eventus”, derivato a sua volta dal verbo “evenire” che significa accadere, riuscire. Quindi possiamo definire un evento come un avvenimento, che ha una durata limitata e che nasce con una specifica finalità. Ciascun evento è unico perché, anche se è ripetuto nel tempo, non ha mai le stesse caratteristiche, per questo si considera unico.
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Tipologie di eventi
La prima questione che bisogna chiarire è la classifica dell’evento in funzione al settore. Risulta difficile effettuare una classificazione dal momento che, per definizione, tutti gli eventi sono diversi e rispondono a una vasta gamma di obiettivi a seconda di chi li promuove. Inoltre, qualsiasi classificazione che si realizzi è in costante aggiornamento, dato che la creatività e l’originalità sono due delle principali prerogative.
Gli eventi si possono suddividere tra:
- Benefici: nascono con il fine di raccogliere fondi per una determinata causa, sensibilizzare il prossimo e ricevere appoggio. Ad esempio troviamo la Monza Power Run o la Unicef Summer Gala.
- Sportivi: in questa categoria l’individuo è spettatore o partecipante attivo di uno spettacolo sportivo. Sono incluse attività sportive, ludiche e competizioni, come ad esempio le Olimpiadi o un torneo di tennis.
- Culturali e artistici: sono specialmente concepiti come esperienze d’intrattenimento per il divertimento dei più; hanno una forte componente artistica, presentando prodotti culturali a un pubblico più o meno vasto. Ad esempio possiamo trovare un concerto o eventi gastronomici.
- Aziendali: si tratta di tutti quelli volti allo sviluppo degli obiettivi aziendali, sia quelli rivolti agli impiegati (comunicazione, formazione, incentivi) che quelli diretti alla clientela. Per esempio mostre e fiere o eventi di marketing e PR.
- Religiosi: hanno la capacità di riunire molte persone con lo stesso interesse affine (come quelli sportivi) con la tematica ovviamente religiosa. Per esempio troviamo la Giornata Mondiale della Gioventù o il Giubileo.
- Educativi: la sua attività principale è l’interscambio di informazione, il dibattito o la discussione con propositi formativi e/o il mantenimento delle relazioni di gruppo. Ad esempio troviamo un meeting, un seminario o un congresso.
- Politici: si tratta di eventi promossi e creati dai partiti politici, da movimenti o da entità amministrative.
- Familiari e sociali: hanno un’orientazione privata o familiare, celebrando o commemorando un evento religioso, rionale, aziendale o sociale. In questa categoria troviamo ad esempio i matrimoni, le comunioni, i battesimi, le lauree, i compleanni e le rimpatriate fra vecchi amici o familiari.
Inoltre troviamo un’altra suddivisione di eventi basata nell’audience:
- Mini: tra 35 e 45 partecipanti
- Piccolo: tra 50 e 250 partecipanti
- Medio: tra 250 e 500 partecipanti
- Grande: tra 500 e 2.000 partecipanti
- Mega: oltre i 2.000 partecipanti
Come organizzare un evento
Come abbiamo appena visto, ci sono mille motivi per organizzare un evento e mille modi di fare ogni cosa. La prima cosa importante che bisogna fare è creare una checklist, poiché ci aiuta nella pianificazione.
Ora vediamo che regole di base dobbiamo seguire per organizzare un evento di successo:
Obiettivo
La prima cosa da avere chiara è l’obiettivo dell’evento. Anche se ti sembra una banalità, definire lo scopo può aiutare a organizzarsi come si deve. Semplicemente bisogna sapere che tipo di evento stai organizzando e che obiettivo vuoi raggiungere facendolo. Devi anche metterti nella pelle dell’ospite pensando in che tipo di esperienza ti piacerebbe vivere.
L’obiettivo può essere ad esempio l’attenzione mediatica, promuovere un prodotto, il passaparola o semplicemente festeggiare.
Target
Dopo aver chiarito l’obiettivo del tuo evento, dovrai riflettere riguardo alle persone che vi prenderanno parte e decidere il tuo target. Questo passo è molto importante per organizzare un evento di successo. Dovrai capire quali sono le aspettative per poterle soddisfare correttamente.
A parte del tipo di pubblico obiettivo, devi anche calcolare e decidere il numero di partecipanti in funzione della tipologia di evento. Non è la stessa cosa uno mini che uno medio, né organizzarlo per amanti della musica rock che per autorità e giornalisti.
Data
Importantissimo scegliere una data adeguata all’evento. Ad esempio se devi preparare un matrimonio al mare non puoi farlo a dicembre. Se si tratta di un evento all’aperto dovrai tenere conto delle condizioni ambientali tra le varie cose. In generale, per qualsiasi evento, dovrai tener conto delle disponibilità dei vari invitati e della localizzazione.
Tieni conto dei fattori individuati in precedenza per definire al meglio il periodo, il giorno e l’orario del tuo evento.
Localizzazione
L’altro grandissimo dilemma di ogni evento. Dove si può fare? Devi pensare a 360°. È un evento per cui serve un ampio parcheggio o si deve trovare vicino alla stazione? Lo stile adatto al mio evento deve essere retrò, romantico, ultra moderno o design? All’aperto o al chiuso? C’è bisogno di permessi? Sono queste alcune delle domande a cui dovrai saper rispondere prima della scelta del posto perfetto.
Budget
Anche questo è un fattore fondamentale a considerare. Devi avere chiaro un budget realistico. Per farlo ti consiglio di calcolare innanzitutto le entrate e uscite. Una volta definito, tocca decidere come suddividerlo nelle diverse spese che affronterai. Le principali sono sempre le stesse: cibo, bevande, attrezzature e staff, locale, allestimenti e decorazioni, marketing e fotografia, gadget e regali per gli ospiti.
Ricorda che un buon budget è un’ottima base per organizzare un evento di successo. Ciò non significa che con una somma più contenuta non si possa organizzare un ottimo evento.
Promozione
La riuscita del tuo evento dipende almeno al 50% da come e quanto lo promuovi. Il punto di partenza è mandare inviti, soprattutto perché rappresenta il biglietto da visita del tuo evento. Questo può essere passa parola, cartaceo o digitale, dipendendo ovviamente dalla decisione del target e del tipo di evento.
La promozione di un evento sulle social network dipende, come dicevamo, dal tipo di evento che organizzi. Se parliamo di un concerto musicale, è una buona idea, ma se parliamo di un matrimonio, deve farsi in un modo molto più personale
Personalizzazione
Per renderlo indimenticabile, cerca di personalizzare il tuo evento. Fai sentire i tuoi ospiti coccolati con un piccolo cadeau, magari un gadget che li faccia pensare a te, alla tua azienda o al motivo per cui si è svolto l’evento. Un evento degno di nota è un evento che si fa ricordare, per esempio con foto e video o con una mail personalizzata nella quale ringrazi per aver preso parte al tuo incontro. Come sempre le opzioni sono infinite!
Infine, ricorda che sempre ci sono imprevisti, l’importante è saperne uscire con stile!