Esistono molti fattori che influiscono nel corretto funzionamento di un’azienda. Uno dei più importanti è stato sottovalutato fino a poco fa: la comunicazione aziendale. Svolge un ruolo molto importante ai fini della sopravvivenza stessa dell’impresa. È, infatti, oggi considerata una leva strategica fondamentale per la creazione, il mantenimento ed il rafforzamento della fiducia che viene ad instaurarsi tra le aziende e gli stakeholders. In generale, la comunicazione aziendale ambisce a proteggere e a valorizzare l’immagine ma soprattutto la reputazione dell’azienda nel corso del tempo.
Nel post di oggi esploreremo questo tema, se ti interessa ricorda che nella nostra scuola puoi studiare il Master in Comunicazione Aziendale + Master in Marketing Comunicativo dell’Impresa.
Indice dei contenuti
Cos’è la Comunicazione Aziendale?
La comunicazione aziendale è un insieme di attività coinvolte nella gestione di tutte le comunicazioni dell’azienda, siano esse interne o esterne. Queste comunicazioni devono essere volte a creare un punto di vista favorevole tra le parti interessate da cui l’azienda dipende. Grossomodo, possiamo dividere i destinatari in quattro aree diverse.
Dipendenti: comunicazione interna.
La comunicazione interna con i propri dipendenti è spesso ignorata o sottovalutata anche se, in realtà, sta alla base di tutte le altre forme di comunicazione. Esistono molte forme diverse di comunicazione aziendale con i dipendenti, come ad esempio le e-mail, le circolari, i moduli, i report o le newsletter. Questi sistemi possono servire per la comunicazione tra direzione e dipendenti o tra i dipendenti stessi.
L’importanza di usare una strategia corretta di comunicazione aziendale nell’ambito interno risiede nel poter fidelizzare i stessi dipendenti al brand dell’azienda e allo stesso tempo comunicare i valori e la filosofia della stessa. Per cui permette di migliorare l’ambiente di lavoro e permette una maggior soddisfazione dei lavoratori, migliorando la produttività.
Giornalisti: comunicazione esterna.
Si tratta di come l’azienda decide di comunicare con i media, tanto a livello di strategia di comunicazione aziendale come a livello di contenuti. Questo tipo di comunicazione cerca di controllare l’immagine dell’azienda stessa, ovvero la sua reputazione. Il tema in questo caso sarebbe cosa si vuole dire o come si vuole comunicare.
Cliente: comunicazione esterna.
Sono le persone più importanti fuori dall’ambito diretto dell’azienda. Senza clienti, l’impresa non esisterebbe, per cui è importante affiancare una strategia comunicativa con essi. In questo settore rientrano ad esempio il design dei cataloghi, delle brochure, di newsletter, ecc. Ma la comunicazione con i clienti non finisce qui. Dentro della comunicazione aziendale indirizzata ad essi, bisogna inglobare anche i centri di fatturazione o di assistenza, e allineare la comunicazione di tutti nella stessa direzione.
Partner commerciali: comunicazione esterna.
Parte fondamentale da tenere in considerazione nella strategia di comunicazione aziendale. Infatti si tratta del contatto con azionisti, investitori o altri tipi di partner e va gestito con cura per evitare “possibili effetti collaterali”. La professionalità e, a volte, il futuro di un’azienda, può dipendere da questo tipo di comunicazione.
Cos’è il piano di comunicazione aziendale?
Il piano di comunicazione aziendale è un documento strategico con cui le organizzazioni, imprese o istituzioni, programmano le proprie attività di comunicazione e relazioni pubbliche. È la metodologia di lavoro che consente alle aziende di studiare, definire e pianificare quel calibrato mix di attività necessarie a perseguire gli obiettivi d’impresa dal breve al lungo periodo.
Per realizzare un piano di comunicazione efficace è importante partire da 4 considerazioni di base:
- gli obiettivi che si vogliono raggiungere;
- i tempi entro cui vanno conseguiti;
- i destinatari (target);
- il totale di risorse disponibili (budget).
Questi elementi, solitamente, sono forniti con il brief iniziale.
Come si costruisce un piano di comunicazione aziendale?
Per poter definire un piano di comunicazione aziendale si devono prevedere 9 passi da seguire:
1.- Analizzare l’ambiente o scenario.
Si tratta in questo primo passo di rappresentare nel modo più fedele possibile la situazione dell’azienda e del mercato di riferimento. Bisogna tener presente che ogni azienda e ogni scenario sarà differente, per cui è importante realizzare quest’analisi in modo accurato.
2.- Definire gli obiettivi.
Significa definire gli obiettivi del piano di comunicazione aziendale, che generalmente sono di tipo istituzionale o legati a un prodotto o attività dell’azienda. Questi obiettivi devono essere SMART, ossia Specifici, Misurabili, Accessibili, Realistici e Temporizzabili.
3.- Individuare il pubblico obiettivo.
Questo passo è destinato all’analisi approfondita quantitativamente e qualitativamente del tipo di destinatario. Si tratta di andare oltre la targetizzazione del marketing, per identificare il buyer persona, ossia il destinatario giusto al momento corretto. Per ottenere questo tipo di risultato, è necessario conoscere bene che tipologie di pubblico si possono raggiungere.
4.- Vantaggi.
A questo punto si devono definire e risaltare i vantaggi o fattori plus che distinguono un’azienda o un prodotto da un altro.
5.- Definire una strategia.
Dopo le prime fasi centrate nell’investigazione commerciale, queste informazioni vanno raccolte in un documento per poter presentare all’organizzazione centrale o a chi compete. Si tratta di porsi tre quesiti essenziali:
- Cosa dire? Si riferisce ai contenuti della comunicazione, ossia i messaggi chiave a trasmettere.
- Come dirlo? Ovvero il tono o lo stile con cui ci si esprime.
- Con che frequenza? Si parla di volume e intensità della comunicazione.
6.- Formulare un piano operativo.
Dopo la necessaria approvazione dell’azienda, il communication manager deve stendere un piano operativo che comprenda le tattiche e azioni da attivare.
7.- Suddividere il budget.
Il presupposto totale che si assegna al piano di comunicazione aziendale, viene stabilito dall’azienda. A questo punto si tratta di suddividere questo budget tra le azione da attivare con il piano operativo.
8.- Tempistica.
In questo passo si devono definire i tempi previsti in un calendario, per poter comprovarne la realizzazione. È molto utile la visualizzazione grafica del calendario e, solitamente, si una il diagramma di Gantt.
9.- Monitorizzare i risultati.
Se non si realizza correttamente questo passo, gli altri otto risultano inutili. è importante seguire il progresso di un piano operativo, non solo alla fine, ma anche durante il percorso. Questo perché si può intervenire e correggere eventuali errori se si identifica un mal funzionamento.