Oggigiorno, si parla di mille professioni nuove, molte ancora sconosciute, con percorsi di studio complessi o addirittura che non sono ancora definiti correttamente. Per questo motivo a volte dimentichiamo le professioni che già esistono da tempo e che sono più accessibili. È questo il caso del Receptionist, o addetto/a alla reception, una figura professionale troppo spesso sottovalutata. Realmente si tratta di una professione molto versatile, in quanto può lavorare in diversi ambiti, come alberghiero o turismo e anche nelle grandi aziende o studi di professionisti. Nell’articolo di oggi analizzeremo in che consiste questa professione e le funzioni che può avere, tra altre cose. Se hai deciso di entrare a far parte di questo settore, ricorda che con Esneca Business School puoi formarti con il corso di Addetto alla Reception e Responsabile di Ricevimento.
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Chi è il Receptionist?
Il receptionist è una figura professionale che, per definizione, si incarica dell’accoglienza dei clienti. Potrebbe trattarsi di un ristorante, un hotel o un ufficio, o qualsiasi altra realtà che possieda un’area ricettiva all’ingresso. Si tratta quindi della prima persona con cui un visitatore entra in contatto.
L’orario di lavoro di un receptionist è legato agli orari di apertura e chiusura della struttura per cui lavora. Per cui se si tratta di un’azienda, un ufficio o uno studio professionale è frequente che si seguano orari tradizionali, dal lunedì al venerdì. Nel caso invece di strutture alberghiere, ristoranti o altri esercizi aperti anche durante le ore serali, gli orari possono variare molto ed essere più flessibili ed essere distribuiti su più turni.
Dove può lavorare?
Quando si pensa alla professione di receptionist, automaticamente la associamo all’hotel, ma la verità è che c’è un amplio spettro di possibilità. Come abbiamo indicato anteriormente, questa figura può lavorare in qualsiasi realtà che possieda un’area ricettiva all’ingresso. Vediamo qualche esempio:
- hotel
- ristoranti
- villaggi turistici
- aziende private e multinazionali
- ospedali
- studi di professionisti, come medici, dentisti, avvocati, architetti, notai, ecc.
- centri benessere o palestre
- centri per congressi
Cosa fa?
L’addetto alla reception è solitamente la prima figura di riferimento con cui clienti ed impiegati interagiscono quando contattano un’azienda. Il suo compito principale è accogliere i visitatori e indirizzarli alla persona o servizio più appropriati. Inoltre risponde al telefono e alla mail, gestisce appuntamenti di clienti ed impiegati, organizza e conferma appuntamenti, e fornisce le informazioni generali richieste.
Il Receptionist è la figura chiave delle strutture ricettive, accoglie il cliente al suo arrivo, lo assiste durante tutto il soggiorno e ne gestisce la partenza. Svolge il proprio lavoro ed esegue le proprie mansioni all’interno di una struttura aziendale complessa, la cui conoscenza approfondita è il presupposto fondamentale per compiere al meglio i compiti che gli sono affidati.
Vediamo ora in dettaglio alcune delle mansioni principali di questa figura professionale:
- dare il benvenuto ed accogliere in generale;
- check in e check out;
- fornire suggerimenti e/o indicazioni, sia sul luogo di soggiorno sia sulle attrazioni turistiche;
- assegnare le camere o luoghi di soggiorno;
- assegnare a un altro dipendente il compito di eseguire il servizio richiesto dal cliente;
- servizi di prenotazione;
- attenzione al cliente;
- gestione dei reclami o disguidi;
- informare del regolamento interno;
- operazioni di cassa;
- funzioni amministrative, come la gestione della posta elettronica e non, l’attenzione telefonica e l’archivio e gestione di documenti, come fatture, identificazioni e rapporti;
- funzioni di vigilanza, come controllare entrate ed uscite dalla portineria;
- accompagnare visitatori, clienti, fornitori e impiegati;
- assicurarsi che la reception e gli ambienti limitrofi siano puliti ed ordinati.
Requisiti e competenze del receptionist
Un receptionist deve avere della qualità e competenze precise che sono indispensabili, qualsiasi sia il settore lavorativo. Le competenze o abilità possono impararsi con il tempo o con la formazione, ma ci sono attitudini personali che se non si hanno rendono davvero difficile questo mestiere.
Essendo la prima figura che qualsiasi visitante vede di una infrastruttura è necessario innanzitutto essere gentile, paziente, flessibile, beneducato e sapersi rapportare in modo positivo e costruttivo con ogni persona che incontra. Rappresenta l’azienda, e deve far sì che gli utenti o i clienti ne abbiano una buona prima impressione. Per questo motivo, spesso anche il suo abbigliamento è regolato da norme aziendali. Deve essere una persona pulita, con buona presenza, diplomatica, empatica e amabile, organizzata e tollerante.
Un’altra competenza specifica che bisogna avere è il problem solving veloce, ossia ogni problema riscontrato dagli utenti va risolto in brevissimo tempo, senza che infici sul loro soggiorno. Davanti ad una difficoltà è anche necessario rimanere calmi e professionali.
Per poter lavorare come receptionist, oltre alle attitudini personali già specificate, è solitamente necessario:
- disporre di buone proprietà di linguaggio e capacità che consentano di modulare l’approccio comunicativo a seconda dell’interlocutore;
- la conoscenza di almeno due lingue straniere, o, come minimo, il dominio dell’inglese;
- conoscenze di OTA (Online Travel Agency) e PMS gestionali (Property Management System);
- basi di contabilità e di gestione di cassa;
- conoscenze di informatica basica.
Non sempre per questa professione sono necessari titoli di studio concreti, anche se viene apprezzata la formazione alberghiera e turistica, così come quella linguistica.
Ci sono possibilità di carriera?
La grande domanda di molti, che si vedono nella porta dell’hotel per tutta la vita lavorativa. Si, è possibile crescere professionalmente nel mondo della reception. Per questo motivo è sempre importante continuare con la propria formazione accademica. Ad esempio nel caso di un hotel l’avanzamento naturale della posizione di receptionist è il seguente:
- Receptionist di primo livello, che si occupa dei clienti singolarmente.
- Responsabile della receptionist, che coordina il lavoro di tutti gli operatori e più spesso ha contatti con le varie brigate.
- Direttore, ovvero il responsabile del funzionamento ottimale di tutta la struttura.
- Area manager, che sarebbe il responsabile di tutti gli hotel appartenenti ad una catena in una certa area del mondo.